La contabilidad electrónica es el envío de los archivos en formato xml de las transacciones registradas en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona, estas se envían a través del buzón tributario del SAT permitiendo así, que los contribuyentes puedan tener mayor facilidad para llevar su contabilidad de una manera sencilla y haciendo uso de las nuevas tecnologías.
Pero en qué consiste la contabilidad electrónica. Actualmente se deben tener en cuenta tres pasos para realizar la contabilidad electrónica:
- La preparación del catálogo de cuentas: Es el índice en el cual se detallan de forma ordenada los números y nombres de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos , costos , gastos y cuentas de orden, aplicables en la contabilidad de una entidad económica, así mismo es necesario que muestren al SAT que registros contables tienen de manera estandarizada para conocer qué espacios contables llenan cotidianamente y de esta manera se pueda verificar la información de forma adecuada porque existen cuentas que se usan para todas las empresas y otras que son características de cierto tipo de negocios.
- La entrega mensual de la balanza de comprobación: Es un documento contable que enlista los saldos y movimientos de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden que se prepara con el objetivo de mostrar la afectación en las distintas cuentas.
La balanza se entrega mensualmente después que las empresas presenten su catálogo de cuentas, permitiendo así establecer un resumen básico de los estados financieros y de esta manera verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen igual que los saldos acreedores.
- La entrega de información de pólizas y auxiliares: Son documentos donde se registran las operaciones desarrolladas por un ente económico y toda información necesaria para su identificación, así mismo deben vincularse los comprobantes que respalden la operación efectuada y al mismo tiempo justifiquen las cantidades a cargo o de abono en las cuentas correspondientes.
La entrega de esta información el SAT la solicita por medio de correo electrónico sólo cuando los contribuyentes sean auditados, se soliciten devoluciones o compensaciones de los saldos a favor de los impuestos.
