Un proveedor se define como la persona u organización que proporciona un producto o servicio a otra empresa. Encontrar un proveedor confiable y de precio competitivo es vital para el éxito de su negocio.
Los términos que negocie con su proveedor deben basarse en:
- la forma en que los paga: giro bancario, factura comercial pagada por el banco, moneda extranjera
- costos potenciales: administración, impuestos, transporte, pagos generales y transacciones
- posibles riesgos – retraso en el pago al proveedor, o mercancías defectuosas, tardías o no entregadas
Esta guía explica cómo construir relaciones comerciales sólidas con sus proveedores, a través de buenas habilidades de negociación, colaboración, gestión y revisión del desempeño.
- Obtenga un servicio de calidad de sus proveedores
- Construir buenas relaciones con los proveedores.
- Cómo puede ayudar a sus proveedores clave
- Utilizar la tecnología para mejorar la eficiencia
- Acuerdos de Nivel de Servicio
- Revisa el desempeño de tus proveedores
- Finalización de contratos con proveedores.
Obtenga un servicio de calidad de sus proveedores
Para asegurar una relación de trabajo productiva, seleccione proveedores que ofrezcan un servicio de calidad y satisfagan sus necesidades específicas.
Servicio de calidad
Hay una serie de organismos de certificación nacionales e internacionales que le permiten comprobar la calidad de un proveedor potencial.
El más reconocido y respetado de estos es el certificado de la Organización Internacional de Normalización (ISO 9000).
ISO 9000 es un conjunto de normas de gestión de la calidad que utilizan y reconocen a nivel mundial miles de empresas en más de 100 países. Su propósito es promover y facilitar el comercio internacional mediante la provisión de un conjunto único de normas que sean aceptadas y respetadas en todo el mundo. Lea sobre ISO 9000 en el sitio web de la Organización Internacional de Normalización (ISO).
Necesidades específicas
Elija proveedores que puedan satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, si una respuesta más rápida es una prioridad para usted, entonces no tiene sentido seleccionar en función del costo si no se pueden cumplir los requisitos de respuesta.
Construir buenas relaciones con los proveedores.
Vale la pena invertir tiempo en construir buenas relaciones con sus proveedores clave. Si puede ahorrar dinero o mejorar la calidad de los bienes o servicios que compra a sus proveedores, su negocio puede ganar.
Consejos para tratar con sus proveedores
Considere algunos de los siguientes cuando trabaje con sus proveedores:
- Conozca a sus contactos cara a cara y vea cómo funciona su negocio. Comprender cómo trabaja su proveedor le da una mejor idea de cómo puede beneficiar a su negocio.
- Conozca a las personas que administrarán su cuenta y asegúrese de que puedan ser contactadas fácilmente.
- Pregunte acerca de sus planes de desarrollo o expansión. ¿Afectará esto a los bienes o servicios que le están brindando?
- Ayuda a tus proveedores realizando pedidos a tiempo, teniendo claro los plazos y pagando a tiempo. Consulte la página de esta guía sobre cómo puede ayudar a sus proveedores clave. Esto lo puedes lograr adquiriendo un Portal de Proveedores virtual.
- Esté atento a cualquier oportunidad que se le presente; en una buena relación cliente-proveedor, ellos harán lo mismo por usted.
- Haga que su negocio sea importante para sus proveedores y ellos trabajarán más duro para usted. Algunos proveedores pueden ofrecer mejores ofertas si promete usarlos exclusivamente.
Sin embargo, esto puede causar problemas significativos si cierran.
No ignore las oportunidades que se ofrecen en otros lugares. Mantén tus opciones abiertas monitoreando las ofertas ofrecidas por otros proveedores.
Cómo puede ayudar a sus proveedores clave
Está en el interés de todos que le vaya bien en las relaciones con los proveedores clave. Los proveedores merecen una cuidadosa atención, ya que su desempeño puede ser crucial para su negocio.
Aquí hay algunas formas en que puede ayudar a sus proveedores clave:
- Coordine su programa de producción con el de ellos.
- Discutir formas de reducir los costos generales a través del tamaño o el momento de los pedidos/contratos.
- Considere productos o servicios adicionales que su proveedor podría proporcionar.
- Actualícelos sobre cambios estratégicos o nuevos productos desde el principio; esto los ayuda a adaptarse para cumplir con esos cambios.
- Analice qué tan bien pronostica las ventas y planifique para satisfacer sus necesidades de suministro. Compartir los resultados de este análisis con sus proveedores le permitirá desarrollar planes de ventas precisos y perfeccionar los pronósticos y cronogramas de ventas compartidos.
- Utilice un sistema de órdenes de compra para controlar y monitorear la compra de bienes y servicios de los proveedores; esto facilita los controles financieros internos y evita malentendidos en las especificaciones por parte del proveedor. Puedes revisar aquí nuestro sistema Portal de Proveedores.
- Pague las facturas puntualmente. Pagar tarde pondrá a prueba su relación con el proveedor y podría dar lugar a condiciones menos favorables en el futuro. Idealmente, debe tener una política de pago que comprometa a su empresa a pagar las facturas indiscutibles a tiempo; se debe enviar una copia a sus proveedores.
Hay muchas maneras en que la tecnología, especialmente las comunicaciones basadas en Internet, puede ayudarlo a desarrollar y mantener una buena relación con sus proveedores.
Utilizar la tecnología para mejorar la eficiencia
Una conexión a Internet de alta velocidad como la banda ancha le permitirá colaborar más estrechamente con sus proveedores compartiendo planes, pronósticos y datos de consumo.
Compartir dicha información con sus proveedores le facilita:
- analizar información en tiempo real sobre ventas, pedidos o tendencias del mercado
- pronosticar y reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda
- mejore la eficiencia: la información precisa sobre el stock significa que solo pedirá los suministros que necesita
La colaboración electrónica con sus proveedores, como usar el correo electrónico y compartir hojas de cálculo, puede ser simple, pero los mayores beneficios se obtienen al compartir información en «tiempo real». Esto requiere tecnología más sofisticada, como la siguiente:
- Sistemas de planificación o pronóstico de inventario: use sus registros de inventario para pronosticar la demanda del mercado para su producto.
- Sistemas de procesamiento analítico en línea : analice los rendimientos de ventas anteriores y compare las previsiones de diferentes proveedores.
- Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): pueden planificar y programar todo su negocio. Al conectar su sistema de pedidos y compras con el de sus proveedores, los pedidos se pueden realizar y rastrear automáticamente y el proveedor emitirá automáticamente una factura.
Estos sistemas pueden ser muy costosos. Los sistemas ERP se pueden alquilar a un proveedor de servicios de aplicaciones; sin embargo, aún habrá algunos costos adicionales, como la capacitación del personal.
Al compartir información, asegúrese de que sus datos y los de sus proveedores estén protegidos.
Acuerdos de Nivel de Servicio
Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) son acuerdos o contratos con proveedores que definen el servicio que deben prestar y el nivel de servicio a entregar, y que también establecen responsabilidades y prioridades.
Los SLA en sí mismos son obligaciones contractuales y, a menudo, se integran en un contrato, en forma de una o más cláusulas o como una sección completa. Los SLA se pueden utilizar en cualquier contrato de proveedor donde la capacidad de una empresa para cumplir con los requisitos de sus clientes depende del proveedor.
Los SLA son documentos complejos que deben estar bien definidos y no pueden redactarse de manera ad hoc.
Elaboración de un SLA
Es importante que participe en la elaboración del acuerdo junto con el proveedor.
Los SLA típicos establecen:
- el servicio que se presta
- los estándares de servicio
- el horario de entrega
- responsabilidades respectivas del proveedor y del cliente
- disposiciones para el cumplimiento legal y normativo
- mecanismos para monitorear y reportar el servicio
- términos de pago
- cómo se resolverán las disputas
- disposiciones de confidencialidad y no divulgación
- condiciones de rescisión
Si los proveedores no cumplen con los niveles de servicio acordados, los SLA generalmente prevén una compensación, comúnmente en forma de descuentos en los cargos mensuales por servicio. Al elaborar su SLA con su proveedor, resalte los componentes más críticos del acuerdo para que pueda aplicarles las sanciones más estrictas. Incorpore revisiones periódicas de desempeño en el SLA.
Los SLA requieren constante discusión y actualización. Si las necesidades de su negocio cambian, es posible que necesite diferentes criterios de desempeño. Asimismo, las mejoras en la tecnología deben tenerse en cuenta al revisar su SLA.
Revisa el desempeño de tus proveedores
Es una buena idea revisar el desempeño de sus proveedores a intervalos regulares. Si tiene un acuerdo de nivel de servicio (SLA), esto lo ayudará a evaluar la relación comercial/proveedor de la manera más objetiva posible.
Si no es así, incluso en esta etapa puede valer la pena usar un SLA para definir los términos y el nivel de servicio que necesita de su proveedor. El proceso de revisión es particularmente importante ya que evitará que los proveedores existentes se vuelvan complacientes.
Hacer las siguientes preguntas esenciales lo ayudará a asegurarse de obtener el mejor trato posible:
- Precio : ¿está obteniendo el mejor precio? ¿Su proveedor ofrece descuentos por volumen u otros términos favorables?
- Calidad : ¿está satisfecho con la calidad de sus suministros?
- Innovación : ¿sus proveedores le informan regularmente sobre nuevos productos y servicios que podrían ayudar a mejorar su negocio?
- Entrega : ¿sus proveedores son puntuales? ¿Llegan los suministros en buenas condiciones?
- Gestión de cuentas : ¿sus proveedores responden rápidamente a cualquier pedido o consulta que les haga?
- SLA : ¿sus proveedores cumplen con su parte del acuerdo?
Si, después del proceso de revisión, descubre que sus proveedores no están cumpliendo con ciertos aspectos de su acuerdo, el SLA generalmente proporcionará una compensación, generalmente en forma de reembolsos en los cargos de servicio mensuales. Consulte la página de esta guía sobre acuerdos de nivel de servicio.
También necesitarás revisar tu propio desempeño. Por ejemplo, no pagar a sus proveedores a tiempo no los alentará a mantener altos sus estándares.
Finalización de contratos con proveedores
Hay muchas razones para rescindir un contrato con un proveedor. Es posible que no le brinden servicios o bienes que cumplan con sus requisitos constantemente, o puede encontrar un proveedor más barato o más confiable en otro lugar, por ejemplo.
Primero revise el contrato para ver si hay sanciones por rescindir el trato antes de tiempo. Lo ideal es que a la hora de redactar el contrato hayas pactado una cláusula de salida que minimice lo que tienes que pagar. De lo contrario, las sanciones pueden ser tales que usted quede efectivamente atado a ese proveedor. Si la calidad y la eficacia de su proveedor disminuyen, su negocio puede verse afectado.
Además de las barreras financieras para cambiar de proveedor, también se enfrentará a barreras operativas . Puede haber una interrupción en su negocio cuando cambia a un nuevo proveedor con diferentes procesos o sistemas.
Asegúrese de que su proveedor actual le brinde toda la información que necesita para que la transición sea más fluida. Si es posible, negocie para que su nuevo proveedor asuma la responsabilidad de manejar el proceso de cambio.
Para evitar este tipo de problemas, debe pensar en los posibles peligros de rescindir un contrato antes de tiempo en la etapa de negociación del contrato. Por ejemplo, si el contrato es para software personalizado, debe asegurarse de que la titularidad de la propiedad intelectual esté claramente definida desde el principio.
Debe considerar buscar asesoramiento legal al redactar contratos importantes.
Es una buena idea tener pautas establecidas para lidiar con la finalización de un contrato de proveedor y ayudarlo a evitar enajenar a un proveedor que pueda necesitar en una fecha posterior.
Explique al proveedor por qué está rescindiendo el contrato. Es posible que puedan ofrecerle un mejor trato, y evitarle interrupciones, al reducir el precio o aumentar la calidad de los bienes o servicios que brindan.
