No es ningún secreto que un buen presupuesto del proyecto es clave para una gestión de proyectos exitosa. Además de completar los proyectos a tiempo y dentro del alcance, mantenerse dentro del presupuesto es uno de los 3 elementos esenciales para un proyecto exitoso.
Pero solo el 34 % de las organizaciones dicen que siempre o en su mayoría completan los proyectos dentro del presupuesto, una caída con respecto al año pasado, donde el 43 % de las organizaciones dijeron que regularmente completaban los proyectos dentro del presupuesto.
Si sus proyectos luchan por mantenerse dentro del presupuesto, entonces esta es la guía para usted.
En este artículo, iremos paso a paso a través de la creación de un presupuesto de proyecto eficaz, con consejos prácticos que puede utilizar.
¿Qué es un presupuesto de proyecto?
El presupuesto de un proyecto es el costo total de todas las tareas, actividades y suministros asociados con un proyecto completo.
Es un número que todas las partes interesadas y los participantes acuerdan cumplir a medida que completan los entregables del proyecto.
Pero el presupuesto de un proyecto también es un documento que define exactamente cómo se utilizará ese número mágico.
Al identificar cómo el equipo del proyecto asignará el gasto entre tareas y actividades, los gerentes y las partes interesadas pueden realizar un mejor seguimiento y controlar los costos del proyecto.
El presupuesto de su proyecto debe estar finalizado antes de que comience su proyecto. En la mayoría de los casos, no podrá aumentar su presupuesto a menos que cambien los requisitos del proyecto.
¿Qué incluye el presupuesto de un proyecto?
Echemos un vistazo más de cerca a lo que implica exactamente el presupuesto de un proyecto.
Tipos de costos del proyecto
Aquí hay una mirada más cercana a los tipos de costos del proyecto que deberá incluir en su presupuesto:
- Costo laboral: sueldos y salarios, beneficios e impuestos sobre la nómina
- Materiales: equipo, software y otros suministros.
- Transporte: gastos de viaje y otra logística
- Investigación y consultores: expertos o equipos especializados como legales o de desarrollo
- Capacitación: cursos, conferencias o facilitadores para habilidades y herramientas relacionadas con el proyecto
No todos los presupuestos de proyectos utilizarán estas categorías de la misma manera. Por ejemplo, es probable que un proyecto de construcción se centre mucho más en los materiales que un proyecto de fusión o adquisición. Un proyecto de implementación de tecnología podría asignar más recursos presupuestarios a la capacitación de la fuerza laboral que a los costos laborales puros.
¿Por qué es tan importante el presupuesto de un proyecto?
Los presupuestos de proyectos son herramientas de comunicación esenciales. Promueven la visibilidad entre el equipo del proyecto y las partes interesadas clave.
A medida que avanza su proyecto, utilizará el presupuesto de su proyecto para realizar un seguimiento de cómo su costo real se compara con su costo estimado y transmitir esa información a las partes interesadas.
Si los requisitos del proyecto cambian, su presupuesto también puede cambiar para reflejar los nuevos costos.
Aquí hay algunas otras razones por las que un presupuesto de proyecto es tan crítico:
- Los presupuestos del proyecto reflejan el progreso y el éxito del proyecto mediante el seguimiento del uso del presupuesto a medida que avanza el proyecto.
- Los presupuestos de los proyectos ayudan a asegurar la financiación al proporcionar transparencia sobre cómo se utilizarán los recursos del presupuesto.
- Los presupuestos de proyectos ayudan a las empresas a operar de manera eficiente al planificar los costos con anticipación.
- Los presupuestos del proyecto dan una idea de los costos futuros del proyecto al proporcionar un registro histórico del costo real del proyecto.
Para una gestión presupuestaria exitosa, le conviene tomarse su tiempo y elaborar un presupuesto preciso como parte de su plan de proyecto. El 24 % de los gerentes de proyectos dicen que los presupuestos poco realistas tienen un impacto negativo en los proyectos, lo que genera costos elevados u otros problemas.
Pero una estimación de costos cuidadosamente elaborada para el presupuesto de su proyecto lo preparará para el éxito desde el principio.
7 pasos para crear y administrar un presupuesto de proyecto
Crear un presupuesto de proyecto es un proceso intensivo, especialmente si está trabajando en un proyecto a largo plazo o de alto presupuesto.
Algunas metodologías y marcos de gestión de proyectos describen enfoques o técnicas preferidas para estimar el presupuesto de un proyecto. Para los pasos que se describen a continuación, nos hemos alineado con las pautas del Libro de conocimiento de gestión de proyectos sobre presupuestos de proyectos.
1. Describa las tareas, hitos y suministros de su proyecto
Antes de que pueda estimar los costos para el presupuesto de su proyecto, necesita saber exactamente qué pretende lograr su proyecto.
Eche un vistazo a su plan de proyecto para identificar las tareas, los hitos y las actividades que su equipo deberá completar. También puede colaborar con el equipo del proyecto u otras partes interesadas para asegurarse de que todos estén en sintonía.
En este punto del proceso de elaboración del presupuesto del proyecto, no está estimando ningún costo real. Solo está haciendo una lista de todo lo que necesita para determinar los costos.
La compilación de esta lista también revelará otras piezas de información que necesita encontrar. Por ejemplo, ¿tiene un alcance de proyecto finalizado? ¿Una lista de los recursos disponibles?
A medida que realiza la gestión de costos para su proyecto, es posible que deba moverse entre trabajar en el presupuesto de su proyecto y otras partes del plan del proyecto, como calendarios de recursos y registros de riesgos.
Todos estos documentos se impactan entre sí, por lo que deberá vigilar toda la información de su proyecto para que su presupuesto sea lo más preciso posible.
2. Calcule el presupuesto de su proyecto
Con su lista de costos potenciales del proyecto en la mano, es hora de comenzar a estimar el costo de todo su proyecto.
Puede abordar una estimación de presupuesto de 2 maneras: de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.
A continuación, elegirá una técnica de estimación para cada tarea. Puede usar la misma técnica para cada tarea en su proyecto, o puede usar diferentes métodos según el tipo de tareas para las que está presupuestando.
Técnicas de estimación de presupuesto
Aquí hay 3 técnicas comunes de estimación de presupuesto que puede usar para las actividades en su lista de tareas:
- Estimación análoga: use un proyecto similar para estimar los costos. Puede ajustar el presupuesto de este proyecto anterior para tener en cuenta las variables o diferencias en el nuevo proyecto. Este enfoque funciona mejor si realiza muchos proyectos similares de manera rutinaria, como instalaciones o adquisiciones de tecnología.
- Estimación paramétrica: al igual que la técnica de estimación análoga, la estimación paramétrica utiliza datos de proyectos anteriores o similares. Pero en lugar de hacer coincidir las estimaciones para los tipos de tareas, la técnica paramétrica utiliza métodos y algoritmos estadísticos para tener en cuenta las variables y producir una estimación precisa del presupuesto del proyecto basada en datos.
- Estimación de 3 puntos: este enfoque de estimación de abajo hacia arriba toma un promedio ponderado de sus mejores, peores y más probables presupuestos para cada tarea para producir la estimación.
Asegúrese de utilizar los datos más actualizados que pueda encontrar sobre los costos en cualquier categoría. Tenga en cuenta también otras variables, como las condiciones del mercado o los posibles cambios en el negocio.
Una vez que cada tarea asociada tenga un costo estimado, puede sumar su presupuesto total para presentarlo a las partes interesadas y a su equipo de proyecto.
3. Finalice el presupuesto de su proyecto
Una vez que tenga un presupuesto claro para el proyecto, deberá finalizarlo con las personas clave involucradas en los proyectos.
Es posible que deba obtener la aprobación oficial de su presupuesto por parte de personas de su cadena de mando, pero es igual de importante contar con la participación de las partes interesadas y los administradores de presupuesto.
De esta manera, puede obtener comentarios sobre partes específicas del presupuesto para ayudar a que su proyecto se ejecute de la manera más eficiente posible.
También obtendrá una visibilidad completa de los costos y cambios del proyecto. Si está administrando el presupuesto de su proyecto en monday.com, incluso puede crear paneles de control de alto nivel que brinden un seguimiento preciso del presupuesto.
4. Adquiere un software para rastrear y controlar los gastos del presupuesto del proyecto
No importa cómo administre el programa de su proyecto y presupuesto, es inteligente agregar un rastreador de presupuesto a su sistema de administración de proyectos.
