Concepto de contabilidad electrónica para México
Como parte de la reforma fiscal establecida en 2014 para México y de la resolución fiscal de 2014 sobre la contabilidad en soporte magnético, las compañías de México están obligadas a mantener registros de contabilidad mediante sistemas electrónicos que les permitan crear archivos en formato XML con información sobre sus transacciones. A continuación, esta información se envía a las administraciones fiscales cargando los archivos en el portal de Internet del Servicio de Administración Tributaria, un sistema gubernamental que proporciona la administración fiscal federal de México.
Los contribuyentes deben ser capaces de generar distintos tipos de archivos XML en los que se incluya la información siguiente:
Catálogo (catálogo de cuentas)
Las compañías deben notificar las transacciones utilizando sus catálogos de cuentas y el código de agrupación correspondiente, según el catálogo publicado por el SAT. Primero los contribuyentes deben enviar los catálogos de cuentas iniciales a la administración fiscal antes de enviar el resto de archivos XML. A continuación, las compañías envían el archivo del catálogo de cuentas solo si hay cambios en la información enviada.
No es necesario que las compañías guarden los archivos XML enviados con anterioridad.
Balanza (balance de comprobación)
En este archivo se incluyen los saldos iniciales, los movimientos realizados durante el período (suma de los débitos y créditos) y los saldos finales de todas las cuentas de activos, pasivos, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y de las cuentas fuera de balance general.
Los contribuyentes deben enviar el archivo XML a la administración fiscal cada mes.
Pólizas (informe de libro mayor)
Las compañías deben estar preparadas para presentar información detallada sobre las transacciones de contabilidad que han realizado durante un determinado período, incluidos los documentos utilizados e información específica sobre los cheques y transferencias bancarias, si procede.
Según las normativas, hay determinadas compañías que están obligadas a presentar esta información periódicamente, mientras que otras solo deben presentarla cuando se lo soliciten directamente las administraciones fiscales.
Nota:
En este momento no se admite la solución de generación de pólizas en XML.
10.1.1 Generación de archivos XML
El sistema utiliza Oracle BI Publisher (Business Intelligence Publisher) para generar todos los archivos XML necesarios. El sistema cuenta con distintas versiones del proceso extractor, que están relacionadas con diferentes plantillas de definición de informes que permiten gestionar el proceso de formato de datos de la información básica.
BI Publisher permite crear los archivos XML mediante un proceso que consta de dos fases:
- Extracción de la información, generación y formato de datos
- Transformación de XSLT
Una transformación de lenguaje de hoja de estilo extensible (XSLT) es un script .xsl que asocia un esquema XML con otro esquema XML. El programa de generación de XML extrae la información necesaria y genera un esquema XML que se asocia al esquema que proporcionan las administraciones fiscales gubernamentales.
Para generar los distintos archivos XML conforme a la información y formato de salida que exigen las administraciones fiscales, el sistema utiliza plantillas y definiciones de informe específicas. Revise las relaciones en la tabla siguiente:
| Salida | Programa de versión en batch | Versión | Plantilla | Definición de informe de BI Publisher |
| Archivo XML Catálogo de cuentas por nivel | R70090001 | ZJDE0001 | TP700901TS1 | RD700901A |
| Archivo XML Balance de comprobación | R70090002 | ZJDE0001 | TP700902TS1 | RD700902A |
Nota:
Antes de ejecutar los programas de generación de XML, compruebe que la configuración de BI Publisher en el sistema sea correcta.
10.1.2 Proceso de contabilidad electrónica para México
Para trabajar con el proceso de contabilidad electrónica en México debe realizar lo siguiente:
- Definir el sistema con la información estándar para sus cuentas de libro mayor.
- Definir una tabla de UDC de códigos de categoría de libro mayor (09/xx) con los catálogos de cuenta de referencia que publica la administración. Deberá especificar la naturaleza de la cuenta para cada registro.
- Asociar las cuentas del sistema con los códigos que especifique la administración fiscal a efectos de declaración.
El sistema recopila la información y muestra una lista de las cuentas según la definición de los códigos de categoría. - Definir las opciones de proceso del programa Catálogo cuentas por nivel (R7009001) para utilizar el código de categoría para el catálogo de cuentas de referencia.
- Generar el archivo XML de Catálogo con el catálogo de cuentas que utilice su compañía.
En la mayoría de los casos, solo será necesario ejecutar una vez el programa Catálogo cuentas por nivel (R7009001). Se le pedirá que genere el archivo XML y que lo vuelva a enviar a las administraciones cada vez que se modifique el catálogo de cuentas. - Enviar a las administraciones fiscales el archivo XML de catálogo de cuentas generado mediante el sistema.
- Generar el archivo XML de Balanza.
Las compañías están obligadas a presentar este archivo cada mes. En este informe se incluye un resumen de los saldos de las cuentas de activos, pasivos, capital y resultados (ingresos, costos, gastos). - Enviar a las administraciones fiscales el archivo XML de balance de comprobación generado mediante el sistema.
Las compañías están obligadas a generar este archivo y a enviarlo a las administraciones fiscales cada mes.
¿Quiénes están obligados a llevar Contabilidad Electrónica?
Personas morales, incluidas las personas morales con fines no lucrativos.
Personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a dos millones de pesos y arrendamiento (siempre y cuando no utilicen la aplicación Mis cuentas).
Software de contabilidad electrónica
El Software Intekel Financer® con QuickBooks® Online es una aplicación financiera dirigida a pequeñas, medianas grandes empresas, cuyo objetivo es facilitar el proceso financiero y fiscal extendiendo las capacidades de Intuit QuickBooks® Online para cumplir con las leyes fiscales mexicanas.
Además de cumplir con el Anexo 24 del SAT, el Software te permite generar en archivo PDF y XLS reportes de pólizas de ingresos, egresos y de diarios, y de balanza de comprobación del período, así como realizar facturación electrónica con la información generada en QuickBooks Online.
