Todo líder empresarial sabe que existe una diferencia entre el trabajo ajetreado y el trabajo productivo. El primero tiende a ser un sumidero de tiempo repetitivo que requiere poca reflexión o talento. Esto último produce un resultado significativo que beneficia a la empresa y satisface a los trabajadores.
La mayoría de nosotros preferiríamos pasar nuestros días en el segundo en lugar del primero. Sus empleados también se sienten así. De hecho, el compromiso impulsa la verdadera productividad. La automatización de procesos comerciales (BPA) es el medio con el que las empresas transfieren el trabajo intenso a las máquinas y capacitan al personal para que flexione su creatividad y sus habilidades para resolver problemas.
BPA es una categoría de software, pero también puede incluir tecnologías mecánicas, como la robótica. El objetivo es completar procesos y acciones repetitivos físicos o digitales con una mínima o ninguna intervención de los humanos. El BPA se puede comprar y utilizar como un paquete de software independiente, o se puede integrar o incrustar en otro software como una característica. A menudo, es un subconjunto de las suites de gestión de procesos de negocio (BPM), que a su vez puede ser un componente de la gestión de la infraestructura.
Es posible que escuche los términos “BPA” y “BPM” usados indistintamente, pero no son lo mismo. BPA se centra en cómo la automatización puede simplificar y agilizar los procesos comerciales, mientras que BPM, que puede incluir o no la automatización, utiliza una variedad de métodos para descubrir, modelar, analizar, cambiar y optimizar los procesos comerciales de un extremo a otro.
Sin embargo, el BPA está evolucionando y el término se está transformando para reflejar cambios significativos a lo largo del camino. Por ejemplo, la automatización de procesos robóticos (RPA) es una forma de BPA que utiliza IA para completar flujos de trabajo más complejos y de varios pasos, a menudo en una variedad de aplicaciones. Por ejemplo, la firma de investigación de mercado IDC llama a BPM con capacidades de IA “automatización de procesos inteligente” o IPA.
¿Por qué automatizar los procesos comerciales?
En resumen, todas las empresas quieren hacer más con menos. BPA permite realizar más trabajo con menos personas y liberar tiempo en la jornada laboral para crear nuevos productos y servicios innovadores y generar más beneficios.
BPA también agrega eficiencias que ahorran dinero y tiempo, reduce los errores humanos y, a menudo, aprovecha mejor los recursos y activos de la empresa.
5 Beneficios de la Automatización de procesos empresariales
Hay muchas formas en que las empresas se benefician del uso estratégico de la Automatización de procesos empresariales (BPA). Los cinco más comunes son:
1. Mayor productividad
Los propietarios de pequeñas empresas y los trabajadores de empresas de cualquier tamaño pueden concentrarse en hacer lo que mejor saben hacer y confiar en las máquinas para hacer el resto. El trabajo se completa más rápido y con pocos o ningún error. Cuando los sistemas de robótica asumen tareas que anteriormente causaron lesiones, como caídas o esguinces, el bienestar de los empleados aumenta.
2. Comunicaciones asistidas
Con BPA, las comunicaciones se pueden enrutar a un canal preferido, o un representante de servicio al cliente podría, por ejemplo, seguir una conversación a través de los canales. Además, un representante podría obtener datos de respaldo de una variedad de aplicaciones para hacer que las comunicaciones sean más productivas. Un gerente puede usar BPA para rastrear actividades para que todas las partes sepan dónde se encuentran en un proyecto o proceso en el que están trabajando.
3. Mayor visibilidad del proceso
Siempre que automatiza un proceso, tiene la oportunidad de observar de cerca el flujo y decidir qué pasos vale la pena seguir y qué se podría hacer para mejorar el procedimiento. Los procesos resultantes, más optimizados, acelerarán aún más la producción.
4. Costos reducidos
Los estudios demuestran constantemente que agregar automatización es considerablemente menos costoso que pagarle a una persona para que haga el mismo trabajo. Además, la automatización conduce tanto a economías de escala como a una mayor economía de alcance; es decir, la capacidad de producir una variedad más amplia de productos. Como saben los líderes empresariales, ambos pueden generar márgenes unitarios más favorables y una mayor rentabilidad.
5. Mayor eficiencia operativa
La firma de analistas Forrester sugiere que la automatización puede reducir los costos operativos en un 90% y dice que el uso de la automatización inteligente liberará $ 134 mil millones en valor laboral para 2022. En resumen, una mayor visibilidad de los procesos conducirá a una mayor innovación.
Además, la automatización permite plazos de entrega más cortos, entregas más rápidas y un uso más eficiente de las existencias y el efectivo, según Economics Help.
9 áreas clave de su negocio para automatizar
Si bien la mayoría de las empresas pueden identificar el trabajo repetitivo que podría automatizarse para que las operaciones se ejecuten de manera más eficiente, hay algunas áreas en las que los expertos dicen que las empresas pueden obtener beneficios inmediatos. Éstos incluyen:
1. Comercialización
La automatización de marketing coordina los mensajes de marketing y organiza su entrega oportuna a través de los canales designados. La automatización del marketing impulsa un aumento promedio del 14,5% en la productividad de las ventas y una reducción del 12,2% en los gastos generales de marketing, según invesp.
La automatización del marketing se puede utilizar en varios canales, incluido el marketing por correo electrónico, el servicio de mensajes cortos (SMS), la búsqueda pagada, la visualización y los anuncios sociales. También se puede utilizar para recomendaciones de ventas adicionales en compras móviles y en línea.
2. Finanzas
La naturaleza de las funciones financieras está altamente estructurada y consiste principalmente en trabajar con valores numéricos. Además, los datos a menudo se transfieren entre informes y departamentos para mantener a la empresa sobre una base financiera segura. Esos atributos combinados hacen de las finanzas un área muy adecuada para la automatización.
La creación de cualquier informe financiero puede automatizarse total o parcialmente. Un ejemplo es la automatización de cuentas por pagar (AP) . Un proceso de AP que a menudo se automatiza es la facturación. Hacerlo puede reducir los costos, aumentar la eficiencia y reducir los errores. Los procesos de facturación se pueden integrar con otros procesos, como los datos de la cadena de suministro o los recibos de envío.
3. Ventas
Muchos procesos utilizados en las ventas internas y externas pueden automatizarse total o parcialmente. Pero el objetivo es el mismo: cerrar más ventas en un día laboral típico de lo que era posible sin la velocidad y la eficiencia de la automatización.
Entre los ejemplos de automatización de la fuerza de ventas se incluyen la generación de oportunidades de venta , la mensajería de contacto con el cliente, el desarrollo de propuestas, la gestión de contratos, la gestión de cuotas y comisiones de ventas y el seguimiento de los detalles de las transacciones.
4. Desarrollo de productos
Los casos de uso de ejemplo incluyen proyectos de investigación y desarrollo (I + D), desarrollo de software y desarrollo de nuevos productos. En todos los casos, la automatización aumenta la productividad y la eficiencia de los empleados altamente calificados y les permite producir resultados más rápidamente sin tomar atajos ni aumentar los riesgos. Por ejemplo, los fabricantes de automóviles ya son grandes usuarios de BPA. Ahora, los grupos de la industria están pidiendo un mayor uso de la automatización en I + D para vehículos eléctricos y autónomos.
5. Producto
La automatización se puede utilizar para detectar fallas de productos en la planta de producción y ajustar la robótica de fabricación para corregir el defecto en las siguientes unidades de la línea de producción.
De manera similar, los datos de los sensores de IoT, o las notas de los técnicos de reparación humana, se pueden analizar y los conocimientos se pueden utilizar para corregir una falla recurrente o enviar automáticamente a un trabajador para reemplazar una pieza defectuosa antes de que falle una pieza importante del equipo. Escenarios como estos reducen el retiro de productos costosos y que dañan la reputación. También mantienen altas las calificaciones de satisfacción del cliente y las puntuaciones de lealtad a la marca.
6. Cadena de suministro
Muchos de los procesos comerciales involucrados en ordenar, recibir, pagar, almacenar y administrar la cadena de suministro pueden automatizarse parcial o completamente, incluso cuando un proceso involucra más de una aplicación de software.
Por ejemplo, las órdenes de compra se pueden completar automáticamente y enviar a un proveedor preaprobado cuando los suministros de oficina caen por debajo de cierto umbral. Los fabricantes pueden reordenar automáticamente las materias primas para garantizar un suministro adecuado para los programas de producción. Y una farmacia puede reabastecerse automáticamente con medicamentos recetados «justo a tiempo» para satisfacer la demanda actual y limitar los riesgos de robo y fraude.
Dicha automatización, impulsada por la visibilidad de la cadena de suministro, traduce en menos interrupciones, mayor satisfacción del cliente y menores costos.
7. Servicio al cliente
La automatización puede ayudar mucho a mejorar la satisfacción del cliente y al mismo tiempo reducir los costos. Por ejemplo, los chatbots en los sitios web de comercio electrónico pueden responder de forma rápida y económica las consultas de los clientes de nivel inferior, lo que ahorra a los representantes de servicios humanos para problemas más complejos.
Cuando un cliente necesita apoyo humano, el historial de compras y los datos del producto se pueden ingresar automáticamente en los scripts del centro de llamadas para que los agentes puedan brindar respuestas más relevantes.
Con IoT, las actualizaciones de firmware y los parches de seguridad se pueden implementar automáticamente para todo, desde farolas inteligentes hasta sistemas de gestión de flotas. Al igual que con el soporte de productos, la detección de problemas seguida de reparaciones automatizadas puede evitar interrupciones en el servicio y reducir la cantidad de llamadas de los clientes.
8. IT
Las empresas se vuelven más competitivas cuando TI actúa más como un director en la orquestación de TI que como un mecánico de árboles de sombra. Por lo tanto, es una gran noticia que los procesos de tecnología de la información, desde la infraestructura y la administración de la nube hasta la optimización de TI y los parches de seguridad, estén automatizados en estos días. Eso libera al personal de TI para trabajar en la innovación y modificar la combinación de servicios de TI para ayudar a sus empresas a satisfacer la demanda de los clientes y adaptarse a los cambios del mercado.
Un uso de la automatización de TI que permite ahorrar dinero: plataformas de gestión en la nube que ayudan a controlar los costos, el rendimiento y la seguridad de la computación en la nube. Estas plataformas a menudo incluyen herramientas de análisis predictivo que pueden pronosticar las necesidades futuras e identificar y retirar los recursos no utilizados sin intervención humana.
9. Funciones comerciales generales
Al automatizar la mayor cantidad posible de procesos de su empresa, incluidas las finanzas, los recursos humanos y la gestión de gastos, puede aumentar la información proporcionada a los líderes empresariales y minimizar las ineficiencias, los errores y los problemas de cumplimiento.
Los ejemplos de casos de uso en toda la empresa incluyen: previsión de ventas; prevención de abandono de clientes; incorporación, nómina y programación de empleados; planificación de viajes de negocios; y cumplimiento de pedidos y gestión de inventarios.
Finalmente, la automatización no es solo para grandes empresas. Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse , por ejemplo, al aumentar las oportunidades de ventas adicionales o cruzadas al proporcionar automáticamente recomendaciones a los clientes.
9 formas de automatizar su negocio
Hay una serie de opciones a la hora de automatizar varios procesos en su empresa. A menudo, alguna forma de BPA es una característica o función incluida en el software comercial. A veces es un producto independiente y, a veces, es uno de una serie de módulos en un paquete de software más grande. Otras veces, la automatización es algo que sus propios desarrolladores o terceros elaboran específicamente para su empresa.
Pero independientemente de cómo elija usar BPA, aquí hay claves para que funcione para usted:
1. Herramientas de automatización
Existen muchas herramientas en el mercado para automatizar los procesos comerciales. Generalmente, se clasifican por el propósito del proceso que pretenden automatizar, la cantidad de codificación o habilidad de TI requerida para usarlos y si son herramientas de proceso general o cognitivas (IA) .
Las categorías de herramientas de automatización de procesos generales que no requieren codificación incluyen redes sociales, flujo de trabajo y gestión de proyectos, comercio electrónico y marketing.
La mayoría de las empresas deberían buscar herramientas de automatización que no requieran habilidades de codificación. Asegúrese de que la interfaz sea utilizable por personas que no son expertos en tecnología. También asegúrese de que los procesos sean transparentes, de modo que su equipo pueda dictar y comprender cómo el sistema pretende realizar una tarea. Los bots deben ser fáciles de dirigir y administrar.
2. IA y aprendizaje automático
Usemos las cuentas por pagar (AP) como un ejemplo de cómo el aprendizaje automático y la inteligencia artificial pueden automatizar los procesos comerciales.
Los sistemas de aprendizaje automático analizan muchos datos y aprenden de ellos. En el caso de AP, una empresa puede introducir todas sus facturas digitalizadas en el sistema con el objetivo de enseñarle a saber qué es «normal». Cuantos más datos de AP deba estudiar el sistema, mejor detectará las anomalías que podrían indicar un fraude o un proveedor que ha elevado los precios de tal manera que afecta la rentabilidad.
La diferencia entre ML, que analiza los datos existentes y aprende a detectar valores atípicos, y la IA es que la inteligencia artificial aumenta la apuesta al agregar contexto. Por ejemplo, un verdadero sistema AP habilitado para IA podría consultar fuentes de datos internas y externas para conocer el precio promedio de la gasolina en Nueva York en septiembre, el MPG promedio esperado de su flota de vehículos de reparto y cuántas millas recorrieron. clientes de servicio. Con esos datos, podría automatizar la aprobación de facturas para las compras de combustible de septiembre si los montos se encuentran dentro de los parámetros esperados.
Esfuércese por comprender el tipo de conocimientos que surgirá en un sistema determinado y si esos hallazgos valen la pena teniendo en cuenta el costo del sistema. En términos de automatización, el objetivo es reducir en la mayor medida posible la necesidad de intervención y seguimiento manuales.
3. Crear procesos / encontrar repetición
Una de las formas más fáciles para que las pequeñas empresas comiencen a eliminar la repetición y adopten procesos optimizados es cambiar a software comercial, que tiene procesos optimizados previamente automatizados para usted.
No es necesario crear algo desde cero cuando el software popular ofrece los procesos que busca, perfeccionados por expertos y décadas de experiencia y, a menudo, disponible en un modelo conveniente de software como servicio.
Si necesita crear procesos, quizás porque necesita personalizar conexiones entre sistemas dispares, puede usar herramientas como Zapier e IFTTT para conectar plataformas y eliminar tareas repetitivas de sus flujos de trabajo.
4. Agilizar la comunicación y la gestión de tareas
Todo esto tiene que ver con la gestión de proyectos. La automatización puede eliminar la duplicación de esfuerzos entre los equipos de producción, que ahora a menudo operan desde múltiples ubicaciones, incluidos los que trabajan desde casa. Como hemos comentado, la automatización consiste en descargar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo de un ser humano a una máquina, y no muchas tareas del proyecto son más repetitivas que asignar tickets de trabajo y enviar actualizaciones de estado periódicas.
Entonces, por ejemplo, un gerente de proyecto podría especificar que cuando una prueba gráfica se registra en un sistema de administración de documentos, se genera automáticamente un ticket para que un aprobador lo revise. Eso evita que un artista tenga que solicitar manualmente una revisión o, peor aún, enviar un correo electrónico.
O toma ERP . Cualquier empresa con más de unos pocos empleados se beneficia de una conexión más estrecha entre sus funciones y datos operativos y financieros. Y cuanto más automatizados sean esos enlaces, mejor. Esa es la idea detrás de la planificación de recursos empresariales basada en la nube.
5.Hacer que compartir documentos sea más fácil
Compartir documentos es esencial para una empresa eficiente. BPA y especialmente RPA pueden recuperar automáticamente documentos completos o datos de campos específicos en muchos documentos y compartirlos con miembros del equipo u otras aplicaciones. Esto ahorra tiempo, por supuesto, pero también minimizará los problemas de incumplimiento debido a errores y descuidos de las reglas clave dentro de los documentos.
Busque formas de compartir documentos fácilmente en una variedad de paneles al considerar la inteligencia empresarial (BI), la automatización de ventas, las teleconferencias, el correo electrónico por lotes y otro software empresarial.
6. Integra aplicaciones y dispositivos
Algunos sistemas utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API), que son esencialmente conectores universales para integrar software. Hay otras herramientas disponibles que sincronizarán automáticamente los datos entre dispositivos para mantener la información actualizada y fácilmente accesible. Un ejemplo de eso es un proveedor de correo electrónico que sincroniza su correo electrónico en su escritorio de trabajo, tableta y teléfono. A menudo, la sincronización y la integración avanzadas iluminarán y eliminarán algunas repeticiones en los procesos comerciales.
7. Seguimiento de la correspondencia
Una gran ventaja aquí es la gestión de las relaciones con los clientes. Cuando una empresa puede rastrear toda la correspondencia (correos electrónicos de marketing, facturas, ofertas de ventas adicionales, consultas de servicio) y programar respuestas automáticas, obtendrá elogios por ofrecer un servicio excelente. Un CRM avanzado puede incluso automatizar la creación de un portal de cliente personalizado e interactivo e informar cuántas horas ha dedicado un profesional de servicio a esa cuenta.
8. Establecer objetivos de automatización
Recomendamos desarrollar un plan de BPA para evitar pasar por alto un proceso que debería automatizarse, asumir demasiado y demasiado rápido o crear brechas o superposiciones en la automatización en toda su empresa.
Empiece por automatizar primero los procesos más fáciles y obvios: la llamada «fruta madura». O siga la regla PITA y automatice primero aquellos procesos que sean más frustrantes para usted y su personal.
Luego, ascienda de manera constante en la cadena y revise cada proceso comercial para determinar su potencial de automatización, liberando a las personas para que trabajen en cosas más importantes.
9. Crear una cultura de automatización en la oficina.
Es más probable que la cultura descarrile una iniciativa de automatización que la tecnología. Los ejecutivos deben asegurarle al personal que la automatización de los procesos comerciales está destinada a facilitar su trabajo, no a reemplazarlos. Cuando las personas comprenden que sus trabajos no están en riesgo, es más probable que adopten nuevos procesos e incluso ayuden a identificar las mejoras necesarias en los procesos tradicionales.
En cualquier caso, para tener éxito, necesitará la cooperación de todos. La resistencia puede ser inútil, pero a menudo también es destructiva. Trabaje en asuntos de personas desde el principio de sus planes de automatización.
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