Software de control de Gastos de viaje y caja chica (Bluespend)

El software de control de gastos de viaje y caja chica con nombre comercial: Bluespend, es una plataforma que agiliza los registros de los gastos (CFDI para México y recibos para gastos generales/extranjeros), realiza comprobaciones y/o devoluciones de reportes de gastos, genera informes detallados de gastos y automatiza la escritura de pólizas en diversos sistemas contables.

La plataforma aumenta la eficacia de las procesos de egresos de dinero iniciados por los empleados quienes solicitan rembolsos de gastos. Bluespend ayuda a las áreas gerenciales a tener bien analizado sus gastos de forma detallada y analítica, ello para entender y controlar cómo estos gastos impactan en el flujo de efectivo de la empresa.

Bluespend permite a los usuarios el realizar las siguientes funciones:

a) Comprobaciones. Los usuarios pueden subir múltiples comprobaciones a la aplicación y conocer a detalle en que estatus del proceso va su comprobación, en caso que haya algún gasto que fue rechazado, los usuarios podrán ver el motivo y volver a subir el gasto.

b) Carga de CFDIs. Los usuarios podrán subir los CFDIs de gastos emitidos por el SAT en México a través de subir el XML o escanear el código QR del gasto. La aplicación valida que el folio fiscal (UUID) del CFDI no esté repetido, que el RFC (tax id) y código postal de la empresa esté correcto, que el CFDI esté vigente en el SAT y que el proveedor que haya emitido el CFDI de gasto no sea considerado tipo EFO (empresa enlistada en la lista negra del SAT por incumplir con la norma fiscal de México por simular facturas).

c) Carga de recibos. Los usuarios podrán subir una fotografía de los gastos no fiscales realizados en México o en el extranjero.


Al finalizar las comprobaciones de gasto, el Software permite escribir automáticamente los gastos en pólizas de los sistemas contables más populares del mercado como SAP, Dynamics, JD Edwards o QuickBoos, etc., asociando el nombre del empleado, la categoría de gasto y el proyecto en el que participa.

En el siguiente video se hace un recorrido por la plataforma de control de gastos de viaje y caja chica:


Características

  • Al finalizar una reposición /solicitud de cheque, será enviada para su revisión a los usuarios correspondientes.
  • Permite el registro de reposiciones, solicitudes de cheques y comprobaciones.
  • El sistema cuenta con un servicio web y movil que proporciona estos datos, listos para ser leídos por un programa externo que realizará la escritura.
  • Roles de acceso por usuario.
  • El sistema permite la impresión de un formato individual para cada reposición o cheque, y uno general para el paquete.
  • Los usuarios podrán escanear codigos QR, cargar sus facturas en XML y la plataforma crea una vista estandar de PDF.

Beneficios

  • Permite escaneo desde movil y valida XML ante el SAT y revisa automaticamente que sus datos sean correctos.
  • Revisa si alguna de las facturas o gastos es de alguna empresa considerada EFO por el SAT.
  • Genera formato por cada reposición, solicitudes de cheques y comprobaciones.
  • Optimiza tiempos en el proceso control y seguimiento de gastos.

 

Micrositio de Bluespend